S’optimiser c’est maintenant possible pour les petites entreprises et les travailleurs autonomes

CLIENTS | LE 24 FÉVRIER 2020 | NOUVELLES NUAGIX


L’explosion des outils en ligne a grandement contribué à réduire les coûts pour mettre en place des outils permettant de s’optimiser afin de se concentrer sur la profitabilité et la clientèle de son entreprise. Voici quelques conseils pour vous!

TROIS PIÈGES À ÉVITER

METTRE L’ACCENT SUR L’ÉCONOMIE : Certains entrepreneurs croient épargner en utilisant leur temps à chercher la meilleure solution applicative et délaissent ainsi leurs activités principales. Le temps de l’entrepreneur ou de l’employé est souvent plus payant quand il le passe dans sa spécialité!

FAIRE UN CHOIX MAL ÉCLAIRÉ : Souvent, avant même d’avoir complètement analysé le réel besoin, l’entreprise fait un choix de solution logicielle l’obligeant par la suite à tenter d’adapter l’outil à sa réalité. Le résultat est très souvent une application qui ne répond pas aux attentes et qui sera mise au rancart ou, encore pire, sa gestion sera plus coûteuse que les bénéfices.

OMETTRE DE CONSIDÉRER L’ADOPTION AUPRÈS DES EMPLOYÉS : Lorsque l’outil doit être utilisé par plus d’une personne, trop souvent on néglige de vérifier auprès de ces personnes si elles sont prête à l’adopter. Cette omission amène souvent la solution à être négligée. La consultation préalable des utilisateurs est cruciale pour s’assurer de couvrir le besoin de tous et que, par conséquent, elle soit adoptée et utilisée par tous.

CINQ PRÉCIEUX CONSEILS

UTILISER VOS CONTACTS : Il est toujours avisé de consulter d’autres entrepreneurs du même secteur pour voir quelle solution d’optimisation ils ont mis en place et quel est le retour sur leur investissement.

UTILISER UN CONSEILLER : Une consultation avec un spécialiste en solution technologique et d’optimisation peut vous permettre de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins et à votre budget. Vous aurez aussi toutes l’assistance pour réaliser une implantation adaptée à votre réalité et aux besoins de l’équipe, le cas échéant. Souvent la facture totale sera plus basse grâce à son aide.

PRENEZ DE PETITS PAS : Souvent les solutions gratuites, lorsque bien configurées, peuvent couvrir tous vos besoins principaux d’affaires pendant de nombreux mois. Commencer par cette étape qui donne l’occasion aussi de voir si le choix est optimal. Vous pourrez par la suite prendre une version payante si vous désirez utiliser plus de modules, vous permettant ainsi de poursuivre l’effort d’optimisation.

NE PERDEZ PAS LE CAP : Il faut cibler, avec la mise en place d’un outil, l’augmentation des résultats en vue d’augmenter votre chiffre d’affaires. Trop d’entrepreneurs font l’erreur de viser une réduction des frais d’exploitation, d’amélioration du service ou d’optimisation des processus, qui ne sont, pour eux, que des résultats secondaires. Gardez le cap sur la profitabilité via la croissance.

SURVEILLER VOTRE SURCHARGE : Lorsqu’on implante une solution comme un CRM (logiciel de gestion de la relation clients), le succès vient avec le temps qui sera pris à le tenir à jour. L’entreprise avec plusieurs membres doit s’assurer de l’engagement de l’équipe de tous y contribuer pour répartir la charge. Quant au travailleur autonome ou l’entreprise qui n’a pas d’équipe disponible, ils sont souvent mieux avisés en utilisant des services externes (comme une adjointe virtuelle) dans la gestion en continu. Rappelez-vous toujours que votre temps est plus payant et efficace lorsque vous gérer votre croissance que lorsque vous gérer l’application qui est là pour vous aider à réaliser cette croissance!

QUELQUES OUTILS D’OPTIMISATION

POUR GÉRER VOS PROJETS ET VOS TÂCHES : Collaborer au sein des projets et des tâches, et les partager est aujourd’hui essentiel, particulièrement lorsque vous êtes plus de deux personnes, mais aussi pour vos suivis d’efforts personnels. Heureusement, une multitude d’outils gratuits ou non sont disponibles sur Internet, que ce soit JIRA (pour les professionnels du développement), Trello (qui est plus basique) ou MeisterTask. De notre côté, nous recommandons Asana, qui est considéré comme l’un des plus complets avec son tableau de bord de type Kanban et sa version gratuite qui couvre la majorité des besoins (plus de choix).

GESTION DE LA RELATION CLIENT (CRM) : Les solutions les plus courantes sont Salesforce, ZOHO et HubSpot, mais il en existe beaucoup d’autres sur Internet (plus de choix). On retrouve souvent Salesforce dans les moyennes et grandes entreprises puisque c’est une solution très complète, mais aussi plus dispendieuse. Pour les petites entreprises et les travailleurs autonomes, nous recommandons ZOHO, qui fonctionne par modules et qui comblent presque tous les besoins d’une entreprise, ou HubSpot qui a une version gratuite qui répond aux besoins de base. 

Dépendant du secteur dans lequel vous œuvrez, plusieurs autres solutions logicielles sont à considérer pour la gestion des prospects, de la clientèle, du service, de l’équipe, des projets, des tâches, des appels, des processus, de la comptabilité et tant d’autres. 

Nous tenterons de couvrir régulièrement et avec plus de détails chacune de ces catégories de gestion, car ce document ne se veut qu’un survol très rapide!

Si vous avez des questions ou besoin de plus d’information, je vous invite à communiquer avec moi. Il me fera plaisir de vous aider!

André Martin
andre.martin@nuagix.ca